Come utilizzare la funzione Scan to E-mail
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Come si utilizza la funzione Scan to E-mail?
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Questa risposta spiega le impostazioni necessarie e la procedura per l'invio tramite e-mail dei file acquisiti.
[+] Prima dell'invio tramite e-mail dei file scansiti
[+] Preparazione per l'invio tramite e-mail
Per inviare tramite e-mail i file acquisiti, è innanzitutto necessario eseguire le seguenti operazioni:
- Verificare che la periferica sia collegata in modo corretto alla rete
- Configurare le impostazioni di rete in [Impostazioni di Sistema]
- Configurare le impostazioni necessarie in [Impostazioni scanner]
[+] Verificare che la periferica sia collegata in modo corretto alla rete
Verificare che la periferica sia collegata in modo corretto alla rete.
[+] Configurazione delle impostazioni di rete in [Impostazioni di Sistema]
Configurare le impostazioni di rete in [Impostazioni di Sistema] in funzione dell'ambiente in uso e del tipo di utilizzo della periferica.
La seguente procedura spiega come collegare la periferica a una rete IPv4 utilizzando un cavo Ethernet.
Le impostazioni da configurare variano in funzione dell'ambiente operativo.
Nota
- Premere il tasto [Strumenti utente/Contatore], quindi premere [Impostazioni di Sistema].
Viene visualizzata la schermata Impostazioni di Sistema.- Premere la scheda [Impostazioni interfaccia].
- Premere [Indirizzo IPv4 macchina] per specificare l'indirizzo IPv4 della periferica.
Per specificare un indirizzo IPv4 statico per questa periferica, premere [Specifica] e quindi inserire l'indirizzo IPv4 e la maschera di sottorete.
Per ottenere automaticamente un indirizzo IPv4 da un server DHCP, premere [Auto ottieni (DHCP)].- Premere [Indirizzo gateway IPv4] e inserire l'indirizzo gateway IPv4.
- Premere [Protocollo attivo] e attivare [IPv4].
- Selezionare la scheda [Trasferimento file] e premere [Server SMTP].
- Premere [Modifica] a destra di [Nome server], quindi immettere il nome host del server SMTP o l'indirizzo IPv4 e premere [OK].
Se necessario, è possibile modificare il numero di porta premendo [Modifica] a destra del numero di porta.- Premere due volte [Esci].
Se è installata una scheda LAN wireless estesa (opzionale), premere [Tipo LAN] sulla scheda [Impostazioni interfaccia], quindi premere [Ethernet] e configurare le impostazioni di rete.
[+] Configurazione delle impostazioni necessarie in [Impostazioni Scanner]
Utilizzando [Impostazioni Scanner], è possibile impostare o modificare le diverse impostazioni collegate alla funzione scanner, come la compressione dei dati acquisiti o la stampa del registro dello scanner. Configurare le impostazioni dello scanner in funzione dell'ambiente in uso e del tipo di utilizzo che si intende fare della periferica.
Questa sezione spiega come visualizzare la schermata Impostazioni Scanner.
- Premere il tasto [Strumenti utente/Contatore], quindi premere [Impostazioni Scanner].
Viene visualizzata la schermata Impostazioni Scanner.- Premere le schede [Impostazioni generali], [Impostazioni scansione], [Impostazioni invio] o [Impostazioni iniziali] e configurare le impostazioni su queste schede.
[+] Registrazione di indirizzi e-mail nella Rubrica
È possibile registrare nella rubrica gli indirizzi e-mail utilizzati di frequente. Questa sezione spiega come registrare gli indirizzi e-mail nella rubrica.
Nota
- Premere il tasto [Strumenti utente/Contatore], quindi premere [Impostazioni di Sistema].
- Premere la scheda [Strumenti amministr.].
- Premere [Impostazione rubrica].
- Premere [Nuovo programma] e inserire le informazioni necessarie.
È possibile registrare l'indirizzo e-mail in gruppi.- Premere [OK].
- Premere due volte [Esci].
- È possibile anche registrare gli indirizzi e-mail nella rubrica usando Web Image Monitor.
- I file crittografati possono essere inviati tramite e-mail solo a destinatari per cui sia impostata la decrittografia.
[+] Schermata e-mail
Questa sezione descrive il layout della schermata quando si inviano per e-mail file acquisiti.
Le voci della funzione visualizzate servono come tasti di selezione. È possibile selezionare o specificare una voce premendo su di essa.Quando si seleziona o si specifica una voce sul display, essa viene evidenziata come
. I tasti che non possono essere selezionati appaiono come
.
- [Nr. reg.]
Premere questo tasto per specificare una destinazione utilizzando un numero di registrazione a cinque cifre.- E-mail/Cartella
Premere queste schede per spostarsi tra la schermata E-mail e la schermata Scan to Folder.
Spostarsi nella schermata anche quando si inviano gli stessi file sia per e-mail sia con Scan to Folder.- Icona e-mail
Indica che è visualizzata la schermata e-mail.- [Ins.manuale]
Per specificare le destinazioni non registrate nella rubrica, premere questo tasto e inserire gli indirizzi e-mail utilizzando la tastiera visualizzata sullo schermo.- [Recente]
Premere questo tasto per selezionare le destinazioni specificate di recente utilizzando [Ins.manuale]. In caso di destinazioni multiple recenti, premere i tasti [] o [
] per passare da una all'altra destinazione.
- Campo destinazioni
Appare la destinazione specificata. Se sono state specificate più destinazioni, premere i tasti [- Elenco destinazioni
Appare l'elenco delle destinazioni registrate nella periferica. Se non è possibile visualizzare tutte le destinazioni, premere i tasti [
Il simbolo () indica un gruppo di destinazioni.
Il simbolo (o
) indica una destinazione che può ricevere e-mail crittografate.
- [Testo] [Oggetto] [Sicurezza] [Nome mittente] [Notifica RX]
Inserire il messaggio e specificare l'oggetto, la protezione (crittografia e firma), il mittente e scegliere se utilizzare lo standard MDN (Message Disposition Notification).
[+] Procedura di base per l'invio tramite e-mail di file scansiti
Questa sezione illustra la procedura di base per l'invio tramite e-mail dei file scansiti.
- Assicurarsi che non rimangano impostazioni precedenti.
Se è rimasta un'impostazione precedente, premere il tasto [Cancella modi]. - Se appare la schermata dello scanner di consegna di rete o Scan to Folder, passare alla schermata E-mail.
- Posizionare gli originali.
- Se necessario, premere [Impostazioni scansione] per specificare le impostazioni dello scanner quali risoluzione e formato della scansione.
- Se necessario, specificare la densità di scansione.
- Se necessario, premere [Tipo alim. originale] per specificare impostazioni quali l'orientamento dell'originale.
- Se necessario, premere [Nome/Tipo file invio] per specificare impostazioni come nome e formato file.
- Specificare la destinazione.
È possibile specificare più destinazioni. - Se necessario, premere [Testo] per inserire il messaggio e-mail.
- Se necessario, premere [Oggetto] per specificare l'oggetto dell'e-mail.
- Per specificare il mittente dell'e-mail, premere [Nome mittente].
- Se necessario, premere [Protezione] per specificare [Crittografia] o [Firma].
- Per utilizzare Message Disposition Notification, premere [Notifica RX].
Selezionando [Notifica RX], il mittente dell'e-mail riceverà una notifica tramite e-mail quando il destinatario avrà aperto il messaggio. - Premere il tasto [Avvio].
- Se si selezionano due o più destinazioni, è possibile visualizzarle una alla volta premendo i tasti [
] o [
] accanto al campo di destinazione. - Per annullare una destinazione selezionata, premere i tasti [] o [] per visualizzare la destinazione nel relativo campo, quindi premere il tasto [Cancella/Stop]. Per annullare una destinazione selezionata dalla lista destinazioni, premere di nuovo la destinazione selezionata.
- In [Impostazioni di Sistema] è possibile specificare l'indirizzo e-mail dell'amministratore come nome mittente predefinito. In questo modo è possibile inviare e-mail senza alcuna immissione in [Nome mittente].
- A seconda delle impostazioni di sicurezza, l'utente che ha effettuato l'accesso può essere specificato come [Nome mittente].
- Per utilizzare lo standard MDN (Message Disposition Notification), accedere alla periferica come utente e specificare il mittente. Tuttavia, l'e-mail di notifica [Notifica ricez.] l'e-mail di notifica potrebbe non essere trasmessa se il software di posta elettronica del destinatario non supporta lo standard MDN (Message Disposition Notification).
- Premendo [Controlla modi] prima di premere il tasto [Avvio], la schermata iniziale dello scanner passa alla schermata Controlla modi. È possibile usare questa schermata per controllare le impostazioni quali le destinazioni.
- Se si preme [Anteprima] e si inizia la scansione con la voce [Anteprima] selezionata, appare la schermata Anteprima. Questa schermata può essere utilizzata per controllare il modo in cui gli originali sono stati acquisiti e l'impostazione di scansione attiva. Dopo avere controllato l'anteprima, è possibile specificare se inviare il file.
- Per annullare la scansione, premere il tasto [Cancella/Stop].
- Inoltre è possibile memorizzare un file e contemporaneamente inviarlo tramite e-mail.
- Quando [Sicurezza] è impostato su [Crittografia], se si selezionano più destinazioni e la crittografia non è configurata, prima dell'invio del file appare un messaggio di conferma.
- Dopo avere inviato un'e-mail, i campi destinazione, mittente, oggetto, testo e nome file verranno cancellati automaticamente. Per mantenere le informazioni in questi campi, contattare il rivenditore locale.